高校保卫资料工作的规范化
宋 涛 刘培高
高校保卫资料是保卫部门在保卫工作的业务活动中形成的历史记录。高校保卫资料涉及面广,政治性、保密性强,种类齐全,数量多。在当前条件下，高校校园环境日趋复杂,高校保卫信息管理任务更加繁重,开展标准化、规范化的保卫资料工作,可以显著地提高保卫工作的效率,为师生创造一个宁静祥和的学习、工作和生活环境。
高校保卫资料规范化建设中存在的问题
目前，高校保卫资料工作还存在诸多问题。首先,观念陈旧,管理层次低。相当多的保卫人员不能正确区分材料的归档与否界限,不能正确分类和初步确定资料的价值;书写时字迹潦草,左侧不留装订位置,顶格或底边书写;装订不合规定。所收集材料不及时、不全面、不准确;起草不按规定行事;校核、校对走马观花;统计不及时,对本科室资料的类目、数量、接收、移交、借阅、利用等情况心中无数。
其次,经费短缺,设施落后。库房缺乏,档案柜少、落后,多种材料堆放在一起,拥挤不堪;复印机、照相机、录音机以及恒温、恒湿等设备、设施缺乏。管理技术与手段落后,缺乏计算机等现代化信息管理装备;装订手段落后,易损蚀。
第三,法规制度不健全。目前多数高校保卫组织没有相应的资料工作制度。对资料工作的目标、奖惩、教育培训等缺乏有效管理。一些高校没有认真执行有关规定,对资料工作缺乏严格管理。业务承办人员缺乏资料意识,把立卷工作留给办公室人员去收集、整理,这既增加了工作难度,又往往使资料不准确、不完整。
第四,在实际工作中,人们往往只重视了高校保卫资料工作的档案室工作,而很少重视高校保卫资料工作的行政管理工作、宣传教育工作以及理论和科研工作。这不仅使高校保卫资料工作的质量低下,而且给高校保卫资料工作的标准化、规范化建设带来不利影响
保卫资料工作规范化的基本要求
首先是加强对资料工作的领导。这是高校保卫资料工作规范化的组织保障和根本前提。要落实到人，使规范化建设领导工作制度化,不流于形式,在组织领导之间形成目标管理和奖惩制度;有计划、分阶段有组织地领导规范化建设工作。
其次,资料载体规范化。这是高校保卫资料工作规范化的基础工作。除一些如物证等需保持材料原型的资料载体外,其它经保卫人员在工作过程中形成的材料,应力求统一标准,做到规范化。对音像等资料载体应使用统一的磁带、光盘、胶卷、相纸。收发文登记簿、外调记录本、公文阅办单、电话记录本、会议记录本、平时立卷夹、案卷皮等等都应采取统一标准。打印字体、字形大小、每页行数、每行字数、行距都做出统一规定。复印纸张也应统一标准。做好资料的防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温等工作,以确保规范化资料的保存时间。
第三,工作过程规范化。这是高校保卫资料工作规范化的主体环节。这一环节的质量如何，直接关系到高校保卫资料工作规范化的成败。
一是资料的收集整理规范化。注意征收材料时间的及时性,注意征收对象的完整性和准确性,既要防止“帐外”材料(指尚未登记的机关内部使用的文件、会议文件、有关人员外出带回的资料等材料)的漏征、漏收,又要防止眉毛胡子一把抓的有文必收现象。这就要求我们加强材料的征收制度建设,规范平时的文书处理工作,使保卫工作人员有一套规范的收发、登记、监督、保管、传阅、缮印等工作规则,为资料的整理工作打好基础。高校保卫资料工作人员要把最能直接反映高校保卫组织的职能活动的具有查考利用价值的文件材料(其中包括党组织文件、行政领导活动文件、职能业务文件)和上级公安保卫机关发来的文件(包括方针政策性文件、法规文件以及对本单位的批复、批转和重要文件)作为立卷归档的重点。既能做到“全”,能完整准确地保存高校保卫组织活动的历史真迹;又能做到“精”,能突出保存高校保卫组织职能活动的重点。在服从学校档案统一管理的前提下,根据适用性和系列性的原则,我们建议高校保卫资料按下列32个项目进行分类建档。即：1、信息资料；2、来信来访情况记录；3、文书材料(可分为上级公安保卫机关来文、本校党政来文、简报、各种证件发放登记等类)；4、刑事案件；5、治安案件；6、政治保卫(法轮功、精神病、民主党派、社团组织等)；7、外事保卫；8、民事纠纷调解；9、社会治安综合治理；10、重点要害部位；11、消防管理；12、校园周边治安情况调查；13、师生员工基本情况；14治保组织；15秘密力量建设；16、保卫队伍建设；17、户籍管理；18、外来务工队伍和务工人员管理；19、各种统计数据及计算机处理；20、保卫科学研究；21、交通管理（车辆、驾驶人员、交通设施、安全教育等）；22、校园网络管理（校园网、计算机房等）；23、大型活动管理； 24、规章制度；25、保卫处网页管理；26、安全宣传教育；27、突发事件预案；28、保卫装备器材管理；29、责任制考评；30、内外交流；31、值班情况（含门卫值班、部门值班等记录)。在统一分类标准的前提下,还应对各类项目的标题书写、目录编写、以及卷内资料排列的序列性、封面书写等都规范统一标准,力求达到标准化、规范化。经过整理后的资料,应达到材料质地优良,装订整齐美观;收集齐全完整,无遗漏短缺,又突出重点;组卷合理,能正确保持文件自然形成规律和历史联系,反映工作真迹;书绘工整,声像清晰,符合要求;保管期限分划准确;卷内文件排列科学系统;标题结构完整,文字正确简练。
二是资料的保管利用规范化。严格分清内外,对侦察、调查等业务案卷,只供内部使用,不向非公安部门介绍。对涉及监督改造、治安处罚等公安保卫机密的案卷,按照相关规定办理。规范化的保管利用高校保卫资料必须做到:保管齐全,该保管的不移交,无遗漏;统计具体,一目了然;鉴定科学,有组织,符合规定;利用开放按章行事,不泄密,合理开发利用。
保卫资料工作规范化,是一项涉及面广、复杂繁重的长期性的创新工作。当前,我们应统一认识,协调一致,通力合作,有计划、有步骤、有重点地逐步实现高校保卫资料工作的规范化。
